Таблицы Access классифицируются как основной строительный блок базы данных Access. Это двумерные конструкции, состоящие из строк (записей) и столбцов (полей), и теория внутри настройки реляционной базы данных заключается в том, что информация разбивается на дискретные структуры данных и сохраняется в ряде связанных таблиц.
Взаимосвязи
В базе данных, предназначенной для учебного заведения, вместо одной огромной таблицы, содержащей всю информацию о каждом студенте и каждом отдельном курсе, который они могут посещать, лучше предоставить только одну таблицу. для студентов и один для курсов, которые связаны между собой. Есть две формы отношений; «Один ко многим» и «Многие ко многим». Отношение «один ко многим» означает, что одна запись может существовать в другой таблице несколько раз. Например, класс ведет только один учитель, поэтому мы выражаем, что «один конкретный учитель ведет много классов». Класс, с другой стороны, может легко состоять из многих учеников, но учащийся может дополнительно присутствовать во многих классах. Вот почему мы говорим, что ученики и классы требуют отношения «многие ко многим». В этом случае между двумя таблицами необходима соединительная таблица.
Первичные ключи
Первичные ключи — это то, что Access использует для определения того, какое поле в записи указывает указанную запись. Например, если учащийся по имени «Джон Смит» желает присоединиться к курсу, было бы запутанно и бессмысленно информировать Access о необходимости получить информацию о Джоне Смите, принадлежащем столу учащегося, поскольку вполне может быть два Джона Смита. Включение даты рождения не поможет, поскольку в итоге могут оказаться два ученика с одинаковыми датами рождения и именами. Реляционные базы данных справляются с этим, присваивая каждой отдельной записи первичный ключ, который уникален для этой записи и не может быть продублирован. По сути, это то же самое, что присвоение Джону Смиту идентификационного номера.
Типы данных
Таблицы доступа используют типы данных, чтобы упростить проверку данных, а также снизить требования к памяти. Тип данных — это когда значение, связанное с полем, должно соответствовать определенному типу данных. Например, если поле имеет тип данных «число», оно не распознает текстовое значение, подобное «Сегодня» или «Семь». Значения должны быть числовыми. Доступ имеет множество типов данных. Вот список самых популярных:
Автоматическая нумерация: предназначена для автоматического создания чисел в таблице. Числа идут последовательно (как счетчик) или случайным образом. Пользователь должен только добавить запись для этого поля, чтобы обновить себя автоматическим номером.
Текст: используется для хранения символов и комбинаций, включающих символы. Он широко используется для хранения имен, мест и описательных аспектов. Числа можно хранить как текстовый тип данных, и это рекомендуется, если они не являются числами, на которых могут проводиться вычисления. Они могут хранить до 255 символов.
Памятка: аналогично тексту, но с той разницей, что можно хранить гораздо больше символов (65 536).
Число: используется для хранения чисел для вычислений. Он подразделяется на различные виды нумерации. Целые числа (целые числа) могут содержать недесятичные числа, в то время как при работе с дробями обычно используются одиночные и двойные числа.
Да/Нет: двоичный тип данных, который позволяет пользователю сохранять значение да/нет (истина или ложь).
Валюта: используется для хранения значений валюты. Очень полезно, так как устраняет ряд сложностей с десятичными знаками, связанных с расчетом валют.
Проверка данных
В таблицах доступа есть специальные компоненты, обеспечивающие максимально возможную точность и актуальность введенных данных. Проверка данных — одна из таких концепций. Это позволяет пользователю вводить выражения, управляющие данными. Например, у вас может быть дата заезда и выезда для базы данных отеля. Очевидно, что дата выезда должна быть позже даты заезда, поэтому мы можем использовать проверку данных для поля выезда и вставить такую функцию, как [Регистрация], чтобы информировать Access о наших требованиях. Затем мы можем объединить это с сообщением о проверке данных, например «Пожалуйста, введите дату выезда, которая выпадает после даты заезда», чтобы убедиться, что правильное сообщение передано пользователю.
К другим формам проверки данных относятся:
Требование, чтобы поле содержало значение (не допускается оставлять поле пустым).
Уникальные записи (без возможности повторения записей)
Индексация (позволяющая ускорить поиск записей)
Резюме
Таблицы являются основой баз данных Access, их также легко создавать и поддерживать. Вы найдете довольно много интегрированных инструментов, таких как проверка данных и типы данных, которые помогут поддерживать хорошее качество данных на уровне таблицы.
Роберт Моррис, эксперт Microsoft Office, работает в технологической отрасли последние 5 лет. Как технический эксперт, он пишет технические блоги, руководства, официальные документы и обзоры для многих веб-сайтов, таких как office.com/setup.
Подробнее: www.office.com/setup
URL источников контента: office.com/setup
Вы можете посмотреть связанный блог по теме: настройка офиса
